Tietosuojaseloste

Focusoiva Oy ostaa alihankintana verkkokaupan ja siihen liittyvät tietojärjestelmät Kuvaverkko Oy:ltä.

Kaikki asiakkaista tallennettu tieto on Kuvaverkko Oy:n ylläpitämissä järjestelmissä. Kuvaverkko Oy:llä on myös Focusoiva OY.n työntekijöistä henkilötiedot Kuvaverkon HR-järjestelmässä.

Kuvaverkko tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme asioinnin yhteydessä.

Laatimispäivämäärä: 9.9.2017

Päivitetty: 21.10.2020

1. Rekisterinpitäjä

Kuvaverkko Oy (jäljempänä Kuvaverkko)
Y-tunnus 10586551
Kutomotie 6B
00380 HELSINKI

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Juuso Siniketo
juuso.siniketo(ät)kuvaverkko.fi

3. Rekisterin nimi

Kuvaverkon asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvat rekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Oikeutettu etu (asiakassuhde)
Suostumus
Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen, kuten kuvauksen tilanneen koulun / päiväkodin / seuran / yrityksen / yhteisön (myöhemmin Kuvauksen tilaaja) yhteistyökumppanuuden hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään muun muassa palveluiden toteuttamiseen, kuten kuvien ottamiseen, valmistamiseen ja toimittamiseen sekä laskutukseen ja palveluviestintään asiakkaalle. Käsittelemme henkilötietoja myös palveluiden ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen. Tietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamisen, sekä liiketoiminnan kehittämisen kannalta tarpeellisen ajan, jonka jälkeen ne poistetaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Perustiedot, kuten

  • kuvattavan huoltajan ja/tai kuvattavan etu- ja sukunimi
  • yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • kuvattavan  ryhmä tai luokka
  • Kuvauksen tilaajan tiedot
  • kuvatiedostot
  • rekisteröitymistä koskevat tiedot (salasana ja käyttäjätunnus)
  • tilaushistoriaa koskevat tiedot, mukaan lukien maksutavat ja perintätiedot
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot ja rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
  • markkinointikiellot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö
  • evästeet ja niiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saadut rekisteröidyn päätelaitetta ja verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot (esim. IP-osoite)

6. Rekisterin suojaus

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisen aineiston, lähinnä ilmoittautumislomakkeiden, tultua Kuvaverkkoon, ne tallennetaan tietojärjestelmiin ja hävitetään asianmukaisella tavalla.

B. Tietojärjestelmiin talletetut tiedot

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7.  Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä (Asiakas) on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli Asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)kuvaverkko.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla Asiakkaalla on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Kuvaverkolle tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)kuvaverkko.fi. Kuvaverkko voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Kuvaverkko vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity voi halutessaan antaa Kuvaverkko Oy:le suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukainen tietolähde on Asiakas itse hänen ilmoittautuessa kuvaukseen  tai asioidessaan Kuvaverkon verkkokaupassa. Asiakas antaa itsestään tietoja esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröityessään, kuvatuotteita ostaessaan tai Kuvaverkon muiden palveluiden käyttämisen tai markkinointikampanjoihin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi keräämme henkilötietoja Asiakkaan käyttämien päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

10. Evästeiden käyttö verkkopalvelussa

Käytämme sivuillamme ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden avulla seurataan muun muassa palveluiden kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuu evästeiden avulla. Evästeet tallentavat tietoa myös laitteen käytöstä ja käyttötavoista, esimerkiksi käyttäjätunnuksen, valitun käyttökielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset.

Evästeiden avulla Kuvaverkko pyrkii tekemään palveluistaan yhä parempia ja kehittämään niitä siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien toiveita. Evästeiden avulla on mahdollista luoda yksilöllisiä suosituksia ja tunnistaa kiinnostusalueita. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös yhdistää käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin paremman käyttökokemuksen mahdollistamiseksi. Yhdistelemme keräämiämme tietoja toisiinsa ja luomme profiileja, joiden avulla pyrimme personoimaan palvelujamme ja markkinointia.

Kuvaverkon verkkosivustoilla käytetään myös Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Mikäli käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

11. Tietojen luovuttamisesta ja siirtämisestä

Kuvaverkko ei luovuta eikä siirrä asiakastietorekisterissään olevia tietoja muuhun kuin laskutukseen ja perintään, sekä pyydettäessä asianosaisille ja viranomaiskäyttöön.  Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tilaus- ja toimitusehtojen mukaisesti Asiakas antaa Kuvaverkolle oikeuden siihen, että kuvattavan kuvia saa toimittaa Kuvauksen tilanneelle koululle / päiväkodille / seuralle / yritykselle / yhteisölle sekä kuvattavan ryhmä- ja kaverikuvat saa julkaista ja toimittaa kaikille kuvissa esiintyville henkilöille ja/tai niiden huoltajille

Tämä rekisteriseloste on aina saatavilla osoitteessa www.kuvaverkko.fi

_________________________________________________________

VANHAA VERKKOKAUPPAA KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE:

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä 14.3.2018

1 REKISTERINPITÄJÄ

Focusoiva Oy, Tillinmäentie 3 A, 02330 Espoo, info@koulukuvaus.fi

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Sami Itkonen, Tillinmäentie 3 A, 02330 Espoo, info@koulukuvaus.fi

3 REKISTERIN NIMI

Asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Rekisterin käyttötarkoitus on Focusoiva Oy:n tilausvahvistusten kerääminen. Henkilötietoja käsitellään EU tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Focusoiva luovuttaa henkilötiedot kumppanilleen laskutusta ja kuvien tulostusta varten. Muille ulkopuolisille tahoille tietoa ei luovuteta. Tietoja voidaan käyttää Focusoiva Oy:n tilastollisiin tarjoituksiin.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteriin kerätään asiakkaasta ja hänen tilaamista tuotteista perustietoja, kuten: Asiakkaan Nimi, Osoite, Sähköposti, Puhelin

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaan luovuttamat tiedot sekä asiakassuhteen aikana muutoin kertyvät tiedot. Henkilötieto siirtyy verkkokaupasta rekisteriin. Asiakkaalla on mahdollisuus muokata omia tietoja verkkokaupassa tai pyytämällä Focusoivaa korjaamaan.

7 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan eteenpäin kumppanille joka huolehtii laskutuksesta ja kuvien tulostuksesta. Lisäksi tarpeen vaatien tietoja voidaan luovuttaa perintätarkoituksessa, sekä pyydettäessä viranomaiskäyttöön. Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

8 TIETOJEN SIIRTO ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A Manuaalinen aineisto

Rekisteristä ei ole manuaalisesti käsiteltävää tietoa

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Rekisteri on tallennettu sähköpostipalveluun IT-palveluntarjoajan palvelinympäristöön.

Järjestelmä jossa asiakasrekisteri sijaitsee, on palveluntarjoajan sertifioidussa konesalissa, joka on palveluntarjoajan puolesta dokumentoitu.

Info@koulukuvaus.fi sähköpostilaatikkoon on oikeudet muutamalla Focusoivain työntekijällä ja tarpeen mukaan vikatilanteessa IT-palveluntarjoajan ympäristön ylläpitäjällä. Kaikki työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Auditointi tapahtuu sähköpostipalvelussa. Järjestelmä ja tietokantapalvelin varmistetaan säännöllisin väliajoin palveluntarjoajan toimesta.

10 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

11 OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus korjata tai poistaa omat tiedot tietokannasta koska vaan. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

12 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Mikäli henkilö haluaa siirtää tietonsa toiseen järjestelmään toimitetaan henkilölle ainoastaan ne tiedot jotka hän on itse kirjannut järjestelmään sähköpostilla. Koska kuvien ottaminen on yrityksen liiketoimintaa, niitä ei luovutetan henkilölle.
Mahdollisen tietoturvaloukkauksen sattuessa, rekisterinpitäjä ilmoittaa tapahtuneesta rekisteröidylle. Rekisteröidyn vapaaehtoinen informointi, ja myös suostumus pyydetään rekisteröintivaiheessa