Tietosuojaseloste

Focusoiva Oy ostaa alihankintana verkkokaupan ja siihen liittyvät tietojärjestelmät Ecolor Oy:ltä.

Kaikki asiakkaista tallennettu tieto on Ecolor Oy:n ylläpitämissä järjestelmissä. Ecolor Oy:llä on myös Focusoiva Oy:n työntekijöistä henkilötiedot Ecolor Oy:n HR-järjestelmässä.

Ecolor Oy tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n sekä nykyisen tietosuojalain mukaisesti.

Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Siksi suosittelemmekin tutustumaan tietosuojaselosteeseemme asioinnin yhteydessä.

Laatimispäivämäärä: 9.9.2017

Päivitetty: 18.3.2024

1. Rekisterin hallinta

Rekisterinpitäjä ylläpitäjä
Focusoiva Oy
Y-tunnus: 1855104-6
Hyttipojankuja 2, 02780 Espoo

Rekisterin pääasiallinen käsittelijä (tai) Yhteisrekisteripitäjä
Ecolor Oy (jäljempänä Ecolor)
Y-tunnus: 10586551
Hiomotie 3, 00380 HELSINKI

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Oskar Levänen, oskar.levanen(ät)ecolor.fi

3. Rekisterin nimi

Focusoivan asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvat rekisteri.

4. Rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

Oikeutettu etu (asiakassuhde)

Suostumus
Käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen ja muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen, kuten kuvauksen tilanneen koulun / päiväkodin / seuran / yrityksen / yhteisön (myöhemmin Kuvauksen tilaaja) yhteistyökumppanuuden hoitamiseen, hallinnointiin, ja kehittämiseen. Henkilötietoja käsitellään muun muassa palveluiden toteuttamiseen, kuten kuvien ottamiseen, valmistamiseen ja toimittamiseen sekä laskutukseen ja palveluviestintään asiakkaalle. Käsittelemme henkilötietoja myös palveluiden ja muun liiketoimintamme analysointiin ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Perustiedot, kuten:

kuvattavan huoltajan ja/tai kuvattavan etu- ja sukunimi
yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

kuvattavan ryhmä tai luokka
Kuvauksen tilaajan tiedot
kuvatiedostot
rekisteröitymistä koskevat tiedot (salasana ja käyttäjätunnus)
tilaushistoriaa koskevat tiedot, mukaan lukien maksutavat ja perintätiedot
reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot ja rekisteröidyn rekisterinpitäjään liittyvä toiminta sosiaalisen median palveluissa
markkinointikiellot
rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niiden käyttö
evästeet ja niiden tai muiden vastaavien tekniikoiden välityksellä saadut rekisteröidyn päätelaitetta ja verkkokäyttäytymistä koskevat tiedot (esim. IP-osoite)

6. Rekisterin suojaus

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisen aineiston, lähinnä ilmoittautumislomakkeiden, tultua Focusoivalle, ne tallennetaan tietojärjestelmiin ja hävitetään asianmukaisella tavalla.

B. Tietojärjestelmiin talletetut tiedot
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä (Asiakas) on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli Asiakas haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti yrityksen osoitteeseen tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)ecolor.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Kielto-oikeus

Rekisterissä olevalla Asiakkaalla on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Pyynnöt tulee lähettää Ecolor Oy:n asiakaspalveluun kirjallisesti tai sähköpostilla asiakaspalvelu(ät)ecolor.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Ecolor Oy vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisteröity voi halutessaan antaa Focusoiva Oy:lle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukainen tietolähde on Asiakas itse hänen ilmoittautuessa kuvaukseen tai asioidessaan Focusoivan verkkokaupassa. Asiakas antaa itsestään tietoja esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröityessään, kuvatuotteita ostaessaan tai Focusoivan muiden palveluiden käyttämisen tai markkinointikampanjoihin osallistumisen yhteydessä. Lisäksi keräämme henkilötietoja Asiakkaan käyttämien päätelaitteiden välityksellä evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

10. Tietojen säilytys

Kuvauksista muodostuneita tietoja säilytetään palvelussa kaksi (2) kalenterivuotta, jonka jälkeen kaikki kuvatiedostot poistetaan ja muut henkilötiedot anonymisoidaan. Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että henkilöä ei voida enää tunnistaa niistä. Maksuaineistoja säilytetään viisi (5) vuotta perustuen lakiin rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä.

11. Evästeiden käyttö verkkopalvelussa

Käytämme sivuillamme ns. cookie -toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden avulla seurataan muun muassa palveluiden kävijämääriä sekä tietoja kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Myös käyttäjän IP- ja verkko-osoite tallentuu evästeiden avulla. Evästeet tallentavat tietoa myös laitteen käytöstä ja käyttötavoista, esimerkiksi käyttäjätunnuksen, valitun käyttökielen, fonttikoon ja erilaiset näyttöasetukset.

Evästeiden avulla Focusoiva ja Ecolor pyrkivät tekemään palveluistaan yhä parempia ja kehittämään niitä siten, että ne vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien toiveita. Evästeiden avulla on mahdollista luoda yksilöllisiä suosituksia ja tunnistaa kiinnostusalueita. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös yhdistää käyttäjältä muussa yhteydessä saatuihin tietoihin paremman käyttökokemuksen mahdollistamiseksi. Yhdistelemme keräämiämme tietoja toisiinsa ja luomme profiileja, joiden avulla pyrimme personoimaan palvelujamme ja markkinointia.

Ecolor Oy:n ylläpitämillä verkkosivustoilla käytetään myös Google Analytics -seurantaohjelmaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa säilytettävään tietoon.

Mikäli käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

12. Tietojen luovuttamisesta ja siirtämisestä

Focusoiva ei luovuta eikä siirrä asiakastietorekisterissään olevia tietoja muuhun kuin tilauksen käsittelyyn, laskutukseen ja perintään, sekä pyydettäessä asianosaisille ja viranomaiskäyttöön.  Tietojen siirrossa noudatetaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan käyttää myös kuvausta koskevien tiedotteiden lähettämiseen, asiakkuuskyselyihin, sekä muihin markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tilaus- ja toimitusehtojen mukaisesti Asiakas antaa Focusoivalle oikeuden siihen, että kuvattavan kuvia saa toimittaa Kuvauksen tilanneelle koululle / päiväkodille / seuralle / yritykselle / yhteisölle sekä kuvattavan ryhmä- ja kaverikuvat saa julkaista ja toimittaa kaikille kuvissa esiintyville henkilöille ja/tai niiden huoltajille

Tämä rekisteriseloste on aina saatavilla osoitteessa www.koulukuvaus.fi